Astăzi am participat la o masă rotundă organizată de Institutul Național de Administrație (INA) pe tema „Studiului privind oportunitatea flexibilizării modului și timpului de lucru în administrația publică din România”.

Studiul realizat de INA arată că România este țara din Uniunea Europeană unde telemunca sau munca la domiciliu a avut cea mai mică pondere atât înainte de perioada pandemiei, cât și în timpul acesteia. Această situație este cauzată, în parte și de faptul că alte țări deja implementaseră forme de telemuncă, muncă la domiciliu sau muncă flexibilă dinainte de declanșarea pandemiei Covid-19, în timp ce administrația din România a fost nevoită să se adapteze abrupt la acest nou mod de lucru. Cu toate acestea, studiul INA a arătat că angajații din sectorul public au reușit să-și îndeplinească îndatoririle de serviciu chiar și în aceste noi condiții.

Din punct de vedere al flexibilității muncii, studiul identifică trei piloni:

• Flexibilitatea spațială, care se referă la oportunitatea angajaților de a lucra fie de acasă, fie din diverse spații de birouri (activity-based flexible offices) sau folosirea în comun a unui birou (desk sharing).
• Flexibilitatea temporală, care se referă la înlocuirea orelor rigide de lucru cu alte forme de alocare a timpului, bazate pe îndeplinirea sarcinilor sau pe încrederea în abilitățile angajatului.
• Flexibilitatea funcțională, care privește flexibilitatea pe care un angajat o poate avea în cadrul unei instituții pentru a îndeplini sarcini diverse.

Provocările cu care s-a confruntat în această perioada administrația publică din România au gravitat în jurul a patru categorii de probleme:

• Lipsa unui flux complet al semnăturii electronice. Întrucât mediul public din România este caracterizat de un grad mare de birocrație, aprobarea și avizarea diferitelor fluxuri implică un număr mare de vize și acorduri. Semnătura electronică este prezentă la nivelul funcțiilor de conducere, dar în general lipsește la nivelul funcțiilor de execuție care emit avizele inițiale, de legalitate sau de conformitate. S-ar impune adoptarea unui flux integrat al semnăturilor electronice, la nivelul instituțiilor.
• Lipsa procedurilor adaptate la noul mod de lucru la distanță. Aceste proceduri ar trebui să includă inclusiv modalități de monitorizare adaptate atât specificului muncii, cât și nivelului de încredere existent în cadrul echipelor. Este important ca procedurile să nu fragmenteze activitatea funcționarilor și a personalului contractual. S-ar impune adoptarea unui set minim standardizat la nivelul întregii administrații.
• Lipsa echipamentelor IT&C. Mulți dintre angajații nevoiți să lucreze la distanță în perioada pandemiei au utilizat propriile calculatoare, fără să existe un nivel satisfăcător de siguranță cibernetică în lucrul cu documentele statului. Se impune ca angajatorul să doteze salariații cu tehnica necesară lucrului la distanță, ceea ce se poate realiza inclusiv prin accesarea programelor cu finanțare europeană nerambursabilă destinate întăririi capacității administrative și digitalizării (actualul POCA și viitorul POCIDIF).
• Adaptarea insuficientă a legislației. În multe state europene modurile de lucru flexibile erau deja implementate și nu se aplică doar în perioade de urgență. Se impune adaptarea legislației nu doar în contextul unor perioade pandemice, ci pentru a face față provocărilor celei de-a patra revoluții industriale. S-ar impune modificarea OUG 57/2019 privind Codul Administrativ și a Codului Muncii, care să includă prevederi explicite atât pentru funcționarii publici, cât și pentru personalul contractual.

Concluzia mesei rotunde a fost totuși alta: putem face față provocărilor tehnologice și putem depăși obstacolele legislative. Avem la dispoziție experiența partenerilor europeni și ne sunt accesibile finanțări prin programele menționate anterior, precum și prin PNRR. Avem însă de depășit un obstacol final: mentalitatea tuturor participanților la procesul muncii la distanță, fie că se referă la personal de conducere care adoptă metode noi de monitorizare și alocare ale sarcinilor, fie că se referă la personal de execuție care se adaptează la modalități noi de colaborare în echipe aflate la distanță. Nu este de neglijat nici saltul în mentalitatea beneficiarului final: cetățeanul.